Uradno je le takrat, ko je natisnjeno – se tudi vi držite tega načela? Potem se vam v predalih ali omarah verjetno nabirajo kupi dokazil o plačilih, ki zavzemajo precej prostora, pa zares niste čisto prepričani, če vam bodo kdaj koli prišli prav. Pa je to res potrebno? Preverite, kdaj je dokazila, račune, potrdila in podobno sploh smiselno hraniti, in se znebite odvečnega papirja.
Katere dokumente morate hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za kakšen dokument gre. Nekatere ste zakonsko dolžni hraniti, saj bi jih ob zahtevi državnega organa morali predložiti v pregled. Spet druge morate hraniti v lastno dobro, da se npr. izognete zahtevi po dvakratnem plačilu iste terjatve. Tretji pa so pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker pa so s temi različnimi rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko izziv. Če boste brali dalje, bo urejanje osebnega arhiva naslednjič mačji kašelj.
Bančni izpiski, pogodbe za kredite, depozite, varčevanja …
Urejanje osebnega arhiva lahko začnete kar pri bančnih dokumentih, saj bo tam odločitev najbolj preprosta – še posebej, če uporabljate spletno banko. Tako v NLB Kliku na primer poleg arhiva izpiskov in arhiva naročil najdete tudi arhiv dokumentov. V njem so arhivski dokumenti po različnih kriterijih za različne storitve (krediti, depoziti, varčevanja …), ki so nastali pri sklenitvi bančnega posla prek NLB Klika in v NLB Poslovalnici od junija 2016 dalje. Arhive najdete znotraj poglavja Osebni računi in kartice / Arhiv / Arhiv dokumentov. Če karkoli od tega hranite v papirni obliki, bo vaš arhiv takoj manj obsežen.
Dokazila o plačilih položnic, storitev …
Tukaj bo urejanje arhiva že nekoliko bolj zapleteno. Kako dokazila o plačilu različnih terjatev hranite, je v glavnem vseeno: lahko fizično ali v elektronski obliki, pomembno je le, da je razvidno, da je bila terjatev plačana in kdaj je bila plačana. To je pomembno zato, da v primeru ponovnega poziva lahko dokažete, da ste dotično terjatev že poravnali. Rok, v katerem lahko podjetje od nas zahteva plačilo terjatve, se imenuje zastaralni rok (ki ni enak plačilnemu – primer v nadaljevanju). Zastaralni rok je lahko 5, 3 ali 1 leto, v vsakem primeru pa velja, da po preteku zastaralnega roka podjetje ne more več zahtevati, da terjatev plačate, zato tudi dokazila o plačilu ni več treba hraniti. Po roku poslan zahtevek za plačilo (npr. opomin) je brezpredmeten.
V to kategorijo verjetno sodi največ papirja, ki ga imate shranjenega po predalih: položnice za električno energijo, komunalni prispevek, vodo, telefon, internet, pa tudi preživnine, prodajne pogodbe … Tu se je smiselno ravnati po zastaralnem roku plačil, ne glede na to, ali gre za plačilo prek položnice ali trajnika. Zastaralne roke določa obligacijski zakonik, kjer boste našli tri skupine:
- zastaralni rok 5 let (najdaljši): večina pogodbenih obveznosti (pogodbe o delu, prodajne pogodbe …);
- zastaralni rok 3 leta: obveznosti, ki jih plačujemo letno ali v krajših časovnih obdobjih, npr. obresti, preživnine;
- zastaralni rok 1 leto: večina mesečnih ali največ trimesečnih obveznosti, ki jih plačujejo gospodinjstva (elektrika, plin, voda, telefon …), pri čemer moramo upoštevati, da enoletni zastaralni rok za taka plačila začne teči šele po poteku tekočega leta, v katerem je račun zapadel v plačilo. Zastaranje teče neodvisno od tega, da se dobave ali storitve nadaljujejo.
Davčna dokazila
Pravice do izterjave davčnih obveznosti zastarajo v roku 5 let, torej morate najmanj tako dolgo hraniti dokumente, povezane z davčnimi olajšavami ipd. Pozor: v primeru, ko davčni organ z uradnim dejanjem, o katerem obvesti dolžnika, poskuša izterjati dolg, prekine tudi rok za zastaranje. Zato je pomemben še absolutni zastaralni rok, ki je 10 let od zapadlosti dolga.
Vir: NLB